În conformitate cu prevederile Regulamentului privind aplicarea apostilei, “APOSTILA” se aplică pe actele oficiale întocmite pe teritoriul Republicii Moldova care urmează să producă efecte juridice pe teritoriul unui stat, parte la Convenţia de la Haga.

“APOSTILA” se aplică pe actul original.

Ministerul Justiţiei este responsabil pentru aplicarea apostilei pe următoarele acte oficiale eliberate pe numele şi în interesul persoanelor fizice şi juridice:

a) actele de stare civilă eliberate după 24 februarie 1998 şi duplicatele actelor de stare civilă, cu excepţia certificatelor de deces, eliberate în termen de 3 luni pînă la prezentarea actelor pentru aplicarea apostilei;

b) documentele emise de Ministerul Tehnologiilor Informaţionale şi Comunicaţiilor;

c) cazierele judiciare emise de Ministerul Afacerilor Interne;

d) actele de studii, eliberate de instituţiile de învăţămînt acreditate în modul stabilit de legislaţie care se vor prezenta însoţite de confirmarea de la instituţia de învăţămînt care a eliberat actul de studiu sau de la Ministerul Educaţiei;

e) actele notariale;

f)  hotărîri judecătoreşti şi alte acte care emană de la autorităţi judiciare, inclusiv instanţe judecătoreşti, organe ale procuraturii, grefieri sau executori judecătoreşti;

g) adeverinţele eliberate de Casa Naţională de Asigurări Sociale care atestă vechimea în muncă;

h) adeverinţele medicale eliberate de Centrul medical specializat pentru examinarea medicală a emigranţilor şi imigranţilor şi Centrul naţional ştiinţifico-practic de medicină preventivă / Centrul de profilaxie şi combatere SIDA;

i)  alte acte eliberate de organele oficiale ale Republicii Moldova pe numele persoanelor fizice şi juridice care cad sub incidenţa art.1 al Convenţiei cu privire la suprimarea cerinţei supralegalizării actelor oficiale străine, încheiate la Haga la 5 octombrie 1961.

După caz, dacă în statul destinatar se solicită prezentarea traducerii efectuate în statul emitent, actele, după aplicarea apostilei pe actul original, se traduc în limba ţării de destinaţie, inclusiv “APOSTILA”, şi se legalizează notarial, ulterior fiind aplicată “APOSTILA” pe actul tradus.

Apostila nu se aplică pe:

a) documentele întocmite de agenţii diplomatici sau consulari ai Republicii Moldova;

b) documentele administrative care au legătură directă cu o operaţiune comercială sau vamală.

Aplicarea apostilei poate fi refuzată dacă:

a) actul este destinat prezentării pe teritoriul statului care nu este membru al Convenţiei cu privire la suprimarea cerinţei supralegalizării actelor oficiale străine sau care a formulat obiecţii împotriva aderării Republicii Moldova la această Convenţie;

b) textul actului nu este lizibil ca rezultat al deteriorării;

c) actul este completat sau semnat cu creion sau este primit prin intermediul legăturii faximile;

d) actul conţine completări sau corectări neconfirmate oficial;

e) actul nu este susceptibil a fi apostilat;

f)  autoritatea responsabilă nu deţine specimenele semnăturilor persoanelor oficiale şi amprenta sigiliilor sau ştampilelor instituţiilor corespunzătoare.